Use a mesclagem de dados do InDesign para produzir legendas de exposição a partir de uma planilha quando as peças compartilham a mesma hierarquia, mas variam em autoria, título, técnica e descrição. Teste o modelo com os registros que mais ocupam espaço, importe um CSV em UTF-8 e gere um documento de prova antes do PDF. O InDesign 22.0 trouxe suporte a registros com múltiplas linhas e arquivos UTF-8, segundo as novidades do InDesign. Na prática, isso permite preservar parágrafos intencionais e grafias como Conceição, Muñoz ou Ćosić desde a fonte de dados.

Separe as funções editoriais na planilha

Imagine uma mostra de gravuras com trinta obras. Na ficha de cada peça, o visitante precisa identificar rapidamente o título e a autoria, depois encontrar o ano e a técnica. Um texto curto pode explicar a relação entre a obra e o conjunto. Crie colunas como id, titulo, autoria, ano, tecnica e descricao. O identificador estável ajuda a localizar o registro na revisão, ainda que fique de fora da ficha impressa. Trate o ano como texto quando a informação puder vir como intervalo, data aproximada ou expressão como “sem data”.

Uma coluna exclusiva para técnica permite dar a esse dado um estilo próprio. Já uma descrição com dois parágrafos pode permanecer em uma única célula se ambos cumprem a mesma função e precisam compartilhar o mesmo estilo. Se o segundo trecho tiver uma função diferente, como uma nota de procedência, dê a ele uma coluna. A escolha define o que o editor consegue corrigir na planilha e o que o designer consegue controlar no modelo sem abrir ficha por ficha.

Preserve acentos e quebras reais na exportação

Exporte uma amostra em UTF-8 e abra o arquivo em um editor de texto que informe a codificação. Confira se os nomes mantiveram os sinais diacríticos e se a primeira linha contém exatamente os nomes dos campos esperados. Verifique o delimitador da exportação e compare com as opções da importação. O guia da Adobe para arquivos de origem descreve os formatos aceitos e a preparação dos campos para mesclagem.

Uma quebra dentro da célula deve continuar dentro do mesmo campo exportado. Num CSV delimitado por vírgula, um campo que contém vírgula ou quebra de linha precisa vir entre aspas, e aspas literais dentro do campo precisam ser escapadas conforme a convenção do CSV. Deixe a planilha fazer a exportação e teste um registro que combine acento, aspas no título e dois parágrafos. Se o texto reaparecer como uma ficha a mais ou se a técnica cair no espaço da autoria, corrija a exportação antes de mexer na diagramação.

Construa a ficha com a largura e a distância de leitura reais

Defina o formato a partir do suporte disponível e da instalação. Uma ficha lida em pé ao lado de uma obra exige uma prova diferente de uma legenda que o público leva na mão. Imprima em tamanho real e coloque o papel à altura prevista. Leia primeiro o título e a autoria a partir da posição em que uma pessoa normalmente para. Depois aproxime-se e confira se a descrição se distingue da ficha da obra vizinha.

Monte a hierarquia com estilos de parágrafo para título, autoria, dados técnicos e descrição. O espaço entre essas partes deve vir dos estilos para acompanhar alterações de corpo e entrelinha. Evite inserir linhas vazias para simular espaçamento. O guia de estilos de texto no InDesign mostra como estruturar essa hierarquia no arquivo. Para manter iguais os recuos internos, o alinhamento e os atributos dos quadros, use a abordagem de estilos de objeto para caixas editoriais.

Reserve espaço para o caso longo e o caso incompleto

Escolha para a prévia um título longo, um título curto, uma descrição com dois parágrafos e um registro com campo opcional vazio. Combine casos extremos na mesma ficha quando essa combinação existir na planilha. Um título de três linhas pode caber sozinho e ainda assim empurrar a descrição para fora do quadro quando os dois textos se encontram. Leia a ficha mesclada de cima a baixo e procure indicadores de texto excedente.

Use um quadro corrido para partes que precisam se deslocar juntas. Se o título e a descrição estiverem em quadros independentes com posições fixas, uma alteração na altura do título pode provocar colisão ou buraco. Quadros separados funcionam quando cada bloco tem uma posição necessária, como um código de inventário preso ao rodapé. Nesse caso, deixe o limite superior do rodapé visível na prova e defina até onde o bloco principal pode crescer.

Quando houver dados opcionais, veja como fica a pontuação depois da mesclagem. Uma ficha que exibe “, 1998” quando falta a técnica precisa de outra regra editorial. Você pode preparar um campo composto na planilha que acrescente o separador somente quando os dois dados existirem, desde que ambos compartilhem o mesmo tratamento visual. Para campos de estilos diferentes, teste linhas independentes e verifique se a opção de remoção de linhas vazias funciona no modelo específico.

Gere um documento de revisão rastreável

Carregue a fonte de dados no painel Mesclagem de dados e insira os campos nas posições dos textos de exemplo. Confira a primeira ficha e avance na prévia até os registros extremos. Na geração de prova, prefira criar um documento mesclado que possa ser inspecionado em vez de partir direto para o PDF final. Compare a contagem de registros com o número esperado de fichas. Em montagens com vários registros por folha, conte as fichas e confira a ordem nas mudanças de página.

Para revisar o lote, gere uma primeira prova com o identificador visível em posição de trabalho. Se o curador apontar um problema no título da peça G17, corrija o registro correspondente na fonte e gere novamente. Ajustes de posição, espaçamento ou estilo voltam ao modelo. Assim, as correções continuam disponíveis se o acervo mudar a ordem das obras ou acrescentar uma nova peça. Desative o identificador de revisão no modelo final e confira o PDF gerado com ele oculto.

Aprove com uma prova de papel e uma conferência por amostragem

Leia a prova física em uma superfície semelhante à da instalação e sob iluminação próxima da real. Um cinza que parece legível no monitor pode perder contraste na impressão. Compare a primeira e a última ficha com a planilha, além de registros com grafia incomum, descrição longa e dados ausentes. Se houver imposição, corte uma folha de teste para verificar se a área útil de cada peça continua igual depois do acabamento.

Quando a descrição estoura em várias fichas, revise o espaço disponível ou combine um limite editorial com a curadoria. Se só uma obra pede uma exceção, registre-a pelo identificador e mantenha a mesma família tipográfica e o alinhamento das demais. A aprovação termina quando cada peça tem um registro correspondente, a tipografia conserva a hierarquia à distância prevista e o arquivo final preserva as quebras e a grafia que a equipe aprovou na fonte.

Antes de fechar, peça a alguém que não diagramou a série para localizar duas obras pelo título e conferir suas fichas na ordem da montagem. Essa leitura encontra trocas que passam despercebidas quando a revisão segue apenas a sequência da planilha. Guarde o modelo, a fonte aprovada e a prova final com a mesma identificação de versão. Se uma obra mudar de sala, a equipe consegue recuperar o lote correto e saber qual informação deve ser revisada.

Se o lote inclui fichas traduzidas, verifique uma ficha completa em cada idioma antes de aprovar o mesmo formato para todos. A descrição pode ocupar duas linhas a mais numa língua e deslocar os dados técnicos que a equipe esperava manter juntos.